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Question et réponse écrite n° : 2207 - Législature : 54


Auteur Vincent Van Quickenborne, Open Vld
Département Vice-premier ministre et ministre de la Sécurité et de l'Intérieur, chargé de la Régie des Bâtiments
Sous-département Sécurité et Intérieur
Titre Traitement financier des plans stratégiques de sécurité et de prévention.
Date de dépôt16/05/2017
Langue N
Statut questionRéponses reçues
Date de délai20/06/2017

 
Question

En vertu de l'arrêté ministériel du 24 décembre 2013, une commune doit introduire un dossier financier pour justifier les moyens utilisés dans le cadre des plans stratégiques de sécurité et de prévention et ce, par le biais d'une plate-forme informatique, au plus tard le 31 mars de l'année qui suit l'année budgétaire concernée. Cette plate-forme est un nouvel instrument censé être un gage de modernité et réduire la charge administrative des administrations locales. En raison d'un manque de personnel au SPF Intérieur, le lancement promis de cet instrument a souffert d'un important retard. Le mardi 2 mai 2017, soit avec un retard de trois ans, les fonctionnaires de prévention ont enfin été informés de la possibilité d'introduire leurs dossiers financiers. Heureusement, car en raison de ce long retard, les communes étaient contraintes de préfinancer elles-mêmes une grande partie de la subvention. Les administrations locales se voient aujourd'hui imposer des délais particulièrement stricts et intenables. Certaines communes sont supposées avoir introduit, pour le 1er août, les dossiers des années 2014, 2015 et 2016, le dossier pour 2014 devant être prêt pour le 1er juin, ce qui leur laisse moins de quatre semaines. Il nous semblerait nettement plus logique d'accorder aux villes et communes le temps nécessaire pour se familiariser avec ce nouveau système et bénéficier de l'aide requise à cet effet. Malheureusement, aucune forme ne soutien n'a été prévue. Les fonctionnaires de prévention doivent se contenter d'un manuel de 160 pages qui n'est pas toujours d'une grande clarté. 1. Envisagez-vous de réexaminer les délais afin qu'ils soient adaptés aux possibilités des administrations locales? Dans l'affirmative, quels sont les nouveaux délais? 2. Prévoyez-vous de fournir aux fonctionnaires de prévention les explications nécessaires sur le système ?


 
Statut 1 réponse normale - normaal antwoord - Réponse publiée
Publication réponse     B123
Date publication 27/06/2017, 20162017
Réponse

1. Il doit être mentionné que l'administration a tenu compte de différents facteurs pour la détermination du délai initial fixé pour l'introduction des dossiers financiers: a) Seule l'obligation d'introduire électroniquement le dossier financier a été mise en suspens. Les villes et communes n'étaient donc pas exemptées de leurs obligations de constitution du dossier financier et d'approbation de celui-ci par le Collège des Bourgmestre et Echevins, ce au plus tard le 31 mars de l'année qui suit l'année d'octroi du subside (année x+1), soit: - 31 mars 2015 pour les dossiers financiers 2014 - 31 mars 2016 pour les dossiers financiers 2015 - 31 mars 2017 pour les dossiers financiers 2016 Il en découle que pour l'administration, ces obligations étaient remplies et ne devaient pas peser sur la fixation du délai d'introduction online. b) La charge administrative estimée de l'encodage du dossier financier, tenant compte: - De la catégorie financière des communes * Catégorie 1: 0,1 euros - 199.999,99 euros * Catégorie 2: 200.000 euros - 999.999,99 euros * Catégorie 3: 1.000.000 euros - plus Un délai spécifique a été fixé pour chacune de ces 3 catégories. - De la nature des dépenses encodées les années précédentes. A titre d'exemple, les communes de catégorie 1 justifient majoritairement (voir exclusivement) des coûts salariaux, ce qui représente entre 1 et 10 frais de salaires maximum par commune. - Des nouvelles directives financières applicables aux plans stratégiques. Les nouvelles directives en matière d'éligibilité des dépenses tendent à diminuer la charge d'encodage. Notamment: * certaines dépenses administratives qui nécessitaient une charge importante à l'encodage et au contrôle ne sont plus prises en charge par le plan stratégique, limitant donc le nombre de dépenses pouvant être introduites * l'intervention financière dans les coûts salariaux a été majorée. Pour certaines communes, notamment pour les communes de catégories 1, l'introduction des seuls coûts salariaux des agents subsidiés suffit à justifier de l'utilisation de leur subside. Concernant spécifiquement votre question, nous portons à votre connaissance qu'un délai complémentaire a été accordé aux villes et communes afin de leur permettre d'introduire online leur dossier financier dans les meilleurs conditions. Considérant qu'un certain nombre de communes ne disposaient pas d'un dossier financier complet et approuvé par leur autorité communale à l'arrivée du délai d'introduction, toutes les communes ont pu, sur ma décision, disposer d'un ultime délai pour l'introduction de leurs dossiers financiers 2014 et 2015. Celui-ci a été fixé au 01/08/2017 (en lieu et place respectivement du 01/06/2017 et du 01/07/2017) Exception a toutefois été faite pour: - Les villes disposant initialement du délai du 01/08/2017 pour introduire leur dossier financier 2015 - Les communes ayant déjà introduit leur(s) dossier(s) 2014 et/ou 2015 - Les communes ayant introduit auprès de l'administration et ayant déjà obtenu un délai supérieur au 01/08/2017. Celles-ci ont pu préserver l'avantage de ce délai supérieur. 2. Forte de l'expérience de la mise en ligne de la précédente application online, mon administration a estimé qu'un accompagnement plus technique et individualisé serait plus adéquat pour accompagner les villes et communes dans l'introduction de leur dossier financier via le nouvel E-locket. Ainsi, un mode d'emploi a été mis à disposition des usagers. Il convient d'attirer l'attention sur le fait que ce mode d'emploi se veut didactique, raison pour laquelle l'administration a opté pour un guide (certes constitué de 180 pages) où chaque procédure est détaillée, décrite et illustrée afin de véritablement accompagner l'utilisateur. Une ligne Help-desk a été mise à disposition des utilisateurs afin d'apporter un support technique et individuel aux villes et communes. Les responsables communaux peuvent par ailleurs également compter sur l'accompagnement, à nouveau individualisé, du service en charge du contrôle financier des plans stratégiques. Les villes et communes peuvent dans ce cas faire appel au conseiller chargé du suivi financier de leur plan, lequel dispose d'une vue à la fois technique (E-locket) et spécifique du dossier financier de chaque commune. Considérant les différents modes d'accompagnement proposés par l'administration aux villes et communes, je n'envisage aucune autre modalité d'information aux responsables communaux. L'organisation d'une session d'information générale ne permettrait pas davantage d'accompagner efficacement les communes dans cette nouvelle étape de modernisation et digitalisation des procédures administratives de contrôle de financier menée par mon département.

 
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